Documentarchivering

Documentarchivering2018-10-22T10:47:36+00:00

Alles digitaal

Steeds meer organisaties willen hun papierstromen digitaliseren om de interne bedrijfsprocessen te optimaliseren. Het is echter altijd een flinke uitdaging om alle digitale documenten goed en efficiënt te archiveren. Zeker in organisaties waar veel papierwerk rondgaat, kost het veel tijd en moeite dit op de juiste plek op te slaan.

Daarnaast wordt het door veel organisaties als problematisch ervaren dat ingescande documenten lastig teruggevonden kunnen worden. Wij kunnen u diverse softwareoplossingen aanbieden die ervoor zorgen dat documenten zo efficiënt mogelijk kunnen worden opgeslagen en eenvoudig terug te vinden zijn.

Alle oplossingen op een rij

Het feit is dat, hoe georganiseerd uw kantoor ook is, facturen en andere belangrijke kantoordocumenten vaak worden aangeleverd op papier of in een formaat dat moeilijk in uw werkproces te integreren is. Het kost veel tijd en geld om de documenten te converteren, indexeren en organiseren zodat ze op de juiste plek in uw applicatie kunnen worden opgeslagen. Effectieve en eenduidige automatisering van uw werkprocessen zorgt ervoor dat de productiviteit aanzienlijk wordt verhoogt terwijl de operationele kosten dalen. AutoStore, voor snel en efficiënt organiseren van uw documenten ontlast werknemers van vervelende administratieve taken, zodat zij de handen vrij hebben om te doen waar ze het best in zijn.

Autostore biedt de mogelijkheid om foutgevoelige handmatige documentverwerking te elimineren. Met één druk op de knop – direct vanuit de multifunctional (MFP) – volgen de gescande documenten volledig automatisch een vooraf vastgestelde route. AutoStore verhoogt de efficiëntie voor alle afdelingen, bedrijven en organisaties waar papieren documenten onderdeel uitmaken van het bedrijfsproces.

Uw voordelen in het kort:

Meer gemak

  • Overzichtelijke buttons op MFP
  • Gestandaardiseerde ‘actions’ achter de buttons
  • Overal in het bedrijf te gebruiken
  • OCR en PDF conversie geïntegreerd in proces

Meer zekerheid

  • Vaste structuur in digitalisering en archivering
  • Geavanceerde autorisatiestructuur op MFP
  • Digitale documentenstroom vastleggen en volgen
  • Beveiligde routering en archivering
  • Tijdwinst bij digitaliseren en zoeken

Meer kwaliteit en succes

  • Efficiënter gebruik van uw MFP
  • Afname risico op fouten
  • Standaard plug-ins naar systemen als Easy, SAP, AFAS en Exact

Archiveren is niet een taak die de meeste mensen met plezier uitvoeren. Meestal wordt het uitgesteld of helemaal vermeden. Zeker als archiveren nog in papieren vorm gebeurt, blijft het beperkt tot het hoogst noodzakelijke. Ondanks dat informatie een van de meest kostbare bezittingen is voor een organisatie, gaat deze vaak verloren in ongewenste, tijdrovende en foutgevoelige archiveringsprocessen. Dit kan ook anders met ScannerVision®.

ScannerVision is hét alternatief voor de traditionele manier van archiveren en scannen/digitaliseren. Met slechts enkele eenvoudige handelingen kan een medewerker alle documenten scannen, digitaliseren, bewerken, kenmerken, routeren en op de gewenste locatie in het juiste formaat opslaan.

Met ScannerVision werkt u organisatie efficiënter, met minder fouten en zonder dat intensieve training nodig is. De visie is eenvoud; traditionele documentprocesbeleid zijn vaak onnodig complex, foutgevoelig en niet te controleren. Dit kan worden vermeden door gebruik te maken van de laatste technologieën.

Het in gebruik nemen van ScannerVision kost geen dagen aan programmeren en maatwerk. Alles kan centraal worden ingeregeld met behulp van document workflowtemplates. Er zijn standaard templates, klaar voor gebruik, of er kunnen eenvoudig nieuwe templates worden gemaakt met de aanwezige wizard.

Advies nodig?

Wij staan voor u klaar om uw organisatie te verbeteren. Vraag een afspraak of een belafspraak aan en wij nemen spoedig contact met u op.

Advies aanvragen